PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

	Thầy LÂM VIẾT DŨNG TRƯỞNG PHÒNG
	Cô LƯU HOÀNG HẢI YẾN PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
	Cô HUỲNH THỊ MINH LY PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

1. Chức năng

Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, và bảo vệ, cụ thể như sau:

1.1. Chức năng tổ chức cán bộ:

- Công tác cơ cấu tổ chức;

- Công tác nhân sự;

- Công tác chế độ chính sách;

- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.

1.2. Chức năng hành chính, tổng hợp:

_{- Gắn kết và điều phối hoạt động của các đơn vị trong Trường theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu;}

_{- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Trường và tư vấn cho Ban Giám hiệu về các lĩnh vực công tác mà phòng được giao;}

_{- Thực hiện công tác hành chính và văn thư - lưu trữ;}

_{- Phục vụ lễ tân.}

1.3. Chức năng bảo vệ:

- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững an ninh trật tự, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản chung của nhà trường;

- Tổ chức phối hợp cùng chính quyền địa phương thực hiện các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ra trong khu vực Trường.

1.4. Chức năng thiết bị vật tư:

- Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng, vật tư, công tác kiểm kê và thanh lý tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng hàng năm.

- Tổ chức quản lý việc mua sắm tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng, vật tư và tài sản khác phục vụ đào tạo trong toàn Trường.

 

 2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác tổ chức cán bộ:

a. Thực hiện công tác cơ cấu tổ chức:

- Giúp việc Ban Giám hiệu trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Trường theo Kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường trong từng giai đoạn;

- Giúp việc Ban Giám hiệu trong một số mặt công tác của các hội đồng nhà trường như: Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng xét nâng bậc lương, Hội đồng thi đua - khen thưởng, Hội đồng kỷ luật viên chức,…;

- Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế, đánh giá hoạt động và củng cố tổ chức các đơn vị của Trường;

- Lập báo cáo thống kê theo yêu cầu của các cấp quản lý.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng và làm đầu mối thực hiện công tác đánh giá chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ viên chức quản lý - nhân viên đơn vị chức năng.

b. Thực hiện công tác nhân sự:

Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong các công việc sau:

- Quản lý đội ngũ cán bộ, viên chức và người lao động (CB-VC-NLĐ) của Trường (hồ sơ lý lịch, công việc, chế độ chính sách, nghĩa vụ, quyền lợi,...);

- Triển khai công tác quy hoạch cán bộ nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhà trường;

- Thực hiện công tác đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ;

- Phối hợp với các đơn vị lập Đề án vị trí việc làm của Trường

- Tổ chức tuyển dụng, làm các thủ tục ký hợp đồng ngắn hạn, dài hạn, tập sự (thử việc)…;

- Thực hiện thuyên chuyển công tác, làm thủ tục thôi việc cho CB-VC-NLĐ;

- Tổ chức đánh giá lao động và kết quả lao động của CB-VC-NLĐ hàng năm;

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức đánh giá hết thời gian tập sự đối với CB-VC-NLĐ;

- Quy hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đối với CB-VC-NLĐ;

- Làm thủ tục cho CB-VC-NLĐ đi học tập, công tác ở nước ngoài và tiếp nhận cán bộ sau khi về nước;

- Quản lý số CB-VC-NLĐ đang theo các chương trình đào tạo sau đại học ở trong nước và nước ngoài;

- Quản lý và làm các thủ tục hỗ trợ đào tạo cho CB-VC-NLĐ đang theo học sau đại học trong nước;

- Xây dựng các quy chế, quy trình giải quyết các công việc do phòng phụ trách;

- Nghiên cứu và triển khai thực hiện các Luật và văn bản pháp quy (Luật lao động, Luật BHXH, các Nghị định,…);

c. Thực hiện công tác chế độ chính sách:

    - Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong các công việc sau:

    - Thực hiện chế độ lương, phụ cấp, thưởng…đối với CB-VC-NLĐ;

    - Làm thủ tục nghỉ chế độ cho CB-VC-NLĐ theo quy định của Nhà nước và của nhà trường;

    - Hướng dẫn CB-VC-NLĐ lập hồ sơ thi nâng ngạch và chuyển ngạch;

    - Lập hồ sơ kê khai thông tin lần đầu cho viên chức, người lao động mới được tuyển dụng, theo dõi cập nhật thông tin BHXH;

    - Thực hiện quy chế hành chính đối với các CB-VC-NLĐ vi phạm khi được cử đi đào tạo ở trong nước và nước ngoài;

    - Xác nhận thâm niên công tác;

     - Phối hợp với các đơn vị xét trợ cấp khó khăn,… cho CB-VC-NLĐ trong Trường.

d. Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật:

     - Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong các công việc sau:

     - Thực hiện công tác thi đua khen thưởng hàng năm, bao gồm bình xét các danh hiệu thi đua cấp Trường và làm hồ sơ thủ tục đề nghị danh hiệu thi đua các cấp (chiến sĩ thi đua, Nhà giáo Ưu tú, Nhà giáo Nhân dân,...);

     - Xét, giới thiệu và làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huân huy chương các cấp ;

     - Tư vấn và tham gia Hội đồng kỷ luật xử lý các CB-VC-NLĐ vi phạm nội quy, quy chế, quy định của Trường và pháp luật của Nhà nước.

e. Thực hiện các công tác khác:

    - Công tác an ninh, quốc phòng;

    - Tham gia tổ chức các ngày lễ lớn, các hội nghị;

    - Là đầu mối quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng và tiếp xúc với báo chí. Chuẩn bị chương trình các cuộc họp báo.

    - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

2.2. Công tác hành chính, tổng hợp:

a.   Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động:

- Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong nhà Trường;

- Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu tố, khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài trường để chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với các phòng chức năng và hệ thống thanh tra để tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến trình Hiệu trưởng giải quyết.

b.   Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo:

    - Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ chung của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường;

- Theo dõi, tổ chức soạn thảo các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

- Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu: Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận các cuộc họp cấp trường về lĩnh vực tổ chức cán bộ, hành chính.

c.   Thực hiện chức năng hành chính và văn thư - lưu trữ:

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường;

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt;

- Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường;

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác của Trường;

- Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến tận các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này;

- Quản lý các con dấu của chính quyền Nhà trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành;

- Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường;

- Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị thuộc Trường;

- Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ;

- Trích dẫn, xác minh tài liệu, trình ký xác nhận giấy tờ hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các cá nhân, đơn vị trong Trường;

- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CB-VC-NLĐ các đơn vị trực thuộc được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;

- Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp (hoặc Phó Trưởng phòng được giao ký thay) thừa lệnh Hiệu trưởng ký giải quyết các công văn giấy tờ sau:

• Thừa lệnh Hiệu trưởng ký và trực tiếp giải quyết các văn bản thuộc lĩnh vực về tổ chức, cán bộ và hành chính, tổng hợp như: giấy nghỉ phép, giấy chứng nhận là CB-VC-NLĐcủa Trường, giấy mời họp, lệnh điều xe trong nội thành, giấy giới thiệu, giấy đi đường, xác nhận mức lương CB-VC-NLĐ;
• Thừa lệnh Hiệu trưởng ký ban hành trong nội bộ nhà trường các văn bản về nghiệp vụ hành chính hoặc để triển khai thực hiện các công tác nói trên sau khi được Hiệu trưởng giao;
•  Ký tắt các công văn, giấy tờ… thuộc chức năng đơn vị soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành.

      d. Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân:

- Tổ chức công tác lễ tân và tiếp khách của lãnh đạo Trường;

- Phối hợp với đơn vị liên quan đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường;

- Phối hợp với đơn vị liên quan thực hiện các công việc hiếu, hỷ... theo quy định của Trường;

- Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm viếng trong và ngoài Trường;

- Điều hành kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đưa đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao;

- Tổ chức, quản lý, điều động và sửa chữa xe ô tô, đáp ứng kịp thời và tốt nhất cho các nhu cầu của Trường.

- Quản lý việc mua, cấp phát báo chí… theo quyết định của Hiệu trưởng.

2.3. Công tác bảo vệ:

a. Nhiệm vụ chung:

- Thường trực tại cổng chính 24/24 giờ mỗi ngày để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Trường; Trực tại cổng phụ theo ca, đáp ứng yêu cầu bảo đảm an ninh trật tự;

- Thường xuyên tuần tra bao quát các khu vực trong phạm vi quản lý của Trường, ngăn chặn người ngoài vào trường khi không có yêu cầu công tác;

- Giám sát, kiểm tra người mang tài sản, trang thiết bị ra - vào Trường;

- Mở và đóng cửa các cổng ra vào theo đúng giờ quy định;

- Tham gia làm nhiệm vụ bảo vệ các kỳ thi của Trường.

b.   Nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí làm việc:

Người tuần tra canh gác hoặc chốt có nhiệm vụ:

- Làm việc theo ca, 24/24 giờ hàng ngày, kể cả ngày Chủ nhật, ngày Lễ, Tết… Phát hiện các sơ hở, kiến nghị biện pháp khắc phục. Giữ gìn trật tự, bảo vệ an toàn nhà trường;

- Phục kích bắt kẻ gian, người phạm pháp, dẫn giải đến công an phường;

- Lập biên bản người vi phạm nội quy, kiến nghị biện pháp xử lý;

- Bảo vệ hiện trường khi có vụ việc xảy ra, cung cấp thông tin cho công an điều tra truy xét khi cần;

- Bảo vệ các kỳ thi, các sự kiện được tổ chức trong Trường.

- Thời gian ngoài giờ hành chính, nhân viên trực an ninh phải đi kiểm tra cửa của các phòng làm việc, phòng thí nghiệm, thực hành,…;

Người trực cổng có nhiệm vụ:

- Đóng và mở cổng đúng giờ theo quy định;

- Thái độ giao tiếp văn minh, lịch sự, hướng dẫn khách đến Trường liên hệ công tác;

- Kiểm tra thiết bị, vật tư vào/ra khỏi Trường theo đúng quy định, bắt giữ kẻ trộm cắp;

- Kiểm soát người, phương tiện ra khỏi Trường, ngăn chặn người vào Trường trái phép;

- Giữ gìn trật tự vệ sinh khu vực cổng.

Tổ trưởng tổ Bảo vệ có nhiệm vụ:  

-Thay mặt lãnh đạo phòng kiểm tra các vị trí làm việc theo lịch phân công và điều động khi cần thiết để giải quyết mọi việc trong ca trực, bảo vệ an toàn nhà trường;

- Lập biên bản và xử lý các vụ việc, nếu việc hệ trọng phải xin ý kiến lãnh đạo phòng và nhà trường giải quyết theo đúng luật pháp và quy định của nhà trường;

- Phụ trách việc sử dụng các tài sản, vật tư, văn phòng phẩm của tổ Bảo vệ;

- Kiểm tra việc ghi chép vào sổ trực ban đầy đủ và rõ ràng tình hình trong các ca trực. Thường xuyên báo cáo lãnh đạo phòng tình hình làm việc của tổ.

c.  Yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ:

- Mặc đồng phục do Trường trang bị;

- Nêu cao ý thức tự giác và tinh thần trách nhiệm khi làm nhiệm vụ, đảm bảo nghiêm túc, lịch sự, nhã nhặn, tận tình, chu đáo;

- Đảm bảo tính chính xác khi báo giờ làm việc hàng ngày;

- Khi làm nhiệm vụ trực ca đêm phải thức và tuần tra liên tục;

-Khi có phát sinh sự vụ bất thường về an ninh trật tự, phải báo cáo ngay với lãnh đạo để có biện pháp xử lý;

- Những việc chưa giải quyết xong trong ca trực, phải bàn giao chi tiết cho ca sau giải quyết tiếp.

 

2.4.  Công tác vật tư:

 - Xây dựng kế hoạch công tác quản lý tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng, vật tư của Trường, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản sử dụng tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng và vật tư ở các đơn vị;

 - Xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất thường xuyên;

 - Nghiên cứu, phối hợp với các đơn vị trực thuộc trường thiết kế xây dựng hệ thống các phòng thí nghiệm, đổi mới trang thiết bị công nghệ;

 - Chủ trì xây dựng kế hoạch và quản lý công tác sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng, … máy móc thiết bị phục vụ đào tạo;

 - Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị theo các dự án và theo các đề tài NCKH;

 - Tổng hợp, báo cáo, tư vấn về tình hình quản lý và sử dụng máy móc thiết bị trong Trường;

 - Phối hợp với các đơn vị liên quan quy hoạch, xây dựng và triển khai các dự án đầu tư trang thiết bị của Trường;

 - Quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc, vật tư, hóa chất phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường;

 - Hướng dẫn và chỉ đạo việc kiểm kê tài sản ở các đơn vị, thực hiện việc kiểm kê tài sản của Trường theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Tổ chức kiểm tra, lập sổ sách kiểm kê, phân loại tài sản theo định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên;

 - Phối hợp thực hiện việc khấu hao trang thiết bị, vật tư theo quy định của cấp trên. Ðề xuất việc thanh lý, xử lý tài sản, vật tư hư hỏng hoặc không dùng đến để bảo đảm tận dụng và tiết kiệm trong sử dụng;

 - Phối hợp với phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp tham mưu cho Hiệu trưởng việc soạn thảo Quy định về bảo hộ lao động cho cán bộ, giáo viên, nhân viên;

 - Phối hợp với phòng Công tác Chính trị – HSSV tham mưu cho Hiệu trưởng việc soạn thảo Quy định và trang bị bảo hộ lao động cho HSSV theo quy định;

 - Tổng hợp đề nghị của các đơn vị, thực hiện trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo quy định.

 - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

2.5.  Công tác pháp chế:

         -Tổ chức xây dựng kế hoạch hoạt động, các văn bản quản lý liên quan đến công tác pháp chế của Nhà trường, trình Hiệu trưởng phê duyệt và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được duyệt; Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác pháp chế;

         - Giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý;

         - Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi xin ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

         - Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế, quy định của Trường cho cán bộ công chức, viên chức, người lao động; kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi toàn trường;

        - Soạn thảo và đề xuất Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan đến công tác thanh tra nội bộ, pháp chế, công tác phòng, chống tham nhũng của Trường theo quy định hiện hành;

        - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.