Phòng Tổ chức – Hành chính

	Tiến sĩ NGUYỄN THÀNH NAM TRƯỞNG PHÒNG
	Cô LƯU HOÀNG HẢI YẾN PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
	Cô HUỲNH THỊ MINH LY PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

 

1. Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng thực hiện:

Công tác quản lý, kiện toàn tổ chức bộ máy; quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng; đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động; thực hiện công tác xét thi đua khen thưởng trong Trường; tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Trường; công tác hành chính; văn thư– lưu trữ; tổ chức công tác bảo vệ, phối hợp cùng chính quyền địa phương đảm bảo an ninh trật tự, giữ gìn tài sản chung của Nhà trường;

Công tác pháp chế theo quy định hiện hành.

2. Nhiệm vụ

2.1 Công tác tổ chức cán bộ

Công tác xây dựng cơ cấu tổ chức

Thực hiện các thủ tục thành lập mới, sáp nhập, chia tách các đơn vị, bộ phận thuộc Trường theo cơ cấu tổ chức, theo chỉ đạo của Hiệu trưởng;

Tham mưu xây dựng Đề án vị trí việc làm, công tác xây dựng chiến lược phát triển Trường;

Đề xuất, soạn thảo quyết định thành lập và thực hiện một số mặt công tác của các hội đồng nhà trường như: Hội đồng Tuyển dụng, Hội đồng Xét nâng bậc lương, Hội đồng Thi đua – Khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật viên chức, Hội đồng Sáng kiến, Hội đồng Khoa học và Đào tạo,…;

Phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng quy chế, đánh giá hoạt động và củng cố tổ chức các đơn vị của Trường;

Lập báo cáo thống kê theo yêu cầu của các cấp quản lý.

Công tác nhân sự

Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch, bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng viên chức, người lao động theo quy định;

Đề xuất việc xây dựng, hướng dẫn thực hiện các nội dung về công tác tuyển dụng, tập sự, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển công tác, thôi việc, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên (CB-GV-NV);

Triển khai và thực hiện công tác quy hoạch cán bộ quản lý diện nhà trường quản lý;

Tham mưu tổ chức đánh giá lao động và kết quả lao động của CB-GV-NV hàng quý, năm (đánh giá phân loại theo hiệu quả công việc quý; đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức, người lao động; đánh giá chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ nhà giáo giáo dục nghề nghiệp;…)

Thực hiện thủ tục cử/xin phép và quản lý CB-GV-NV đi công tác, bồi dưỡng, học tập tại nước ngoài, tiếp nhận sau khi về nước; thủ tục xin nghỉ phép đi nước ngoài vì việc riêng của CB-GV-NV;

Xây dựng các quy chế, quy trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

Xác nhận các loại giấy tờ liên quan đến CB-GV-NV trong phạm vi quản lý (giấy xác nhận quá trình, thời gian công tác; xác nhận lý lịch, giấy nghỉ phép,...);

Phối hợp với các đơn vị liên quan để giám sát, quản lý CB-GV-NV trong việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường; điểm danh CB-GV-NV tham dự các cuộc họp, tập huấn chung toàn trường và theo yêu cầu.

Thực hiện hồ sơ ngạch bậc lương, bảo hiểm xã hội của viên chức, người lao động

Hướng dẫn CB-GV-NV lập hồ sơ xét nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn; chuyển chức danh nghề nghiệp;

Lập hồ sơ kê khai thông tin BHXH lần đầu cho CB-GV-NV, theo dõi cập nhật thông tin BHXH;

Thực hiện quy chế hành chính đối với CB-GV-NV vi phạm quy định khi được cử đi đào tạo trong nước và nước ngoài;

Phối hợp với các đơn vị xét trợ cấp khó khăn,… cho CB-GV-NV.

Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật

Tham mưu trong việc tổ chức thực hiện Luật Thi đua - Khen thưởng và các văn bản hướng dẫn;

Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng của Trường; tham mưu cho Hiệu trưởng và Hội đồng về tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình các phong trào thi đua của chính quyền;

Thực hiện công tác thi đua khen thưởng hàng tháng, năm; hoàn chỉnh hồ sơ, thủ tục bình xét các danh hiệu thi đua cấp Trường và hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng các cấp (huân chương, bằng khen, chiến sĩ thi đua, Nhà giáo Ưu tú, Nhà giáo Nhân dân,...) cho các tập thể, cá nhân;

Tư vấn và tham gia Hội đồng kỷ luật kiến nghị xử lý CB-GV-NV vi phạm pháp luật của Nhà nước và nội quy, quy chế, quy định của Nhà trường.

2.2. Công tác hành chính, tổng hợp

Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động

Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

Theo dõi, làm tốt công tác thông tin giữa Nhà trường và các đơn vị trong trường, giữa Nhà trường với cơ quan cấp trên và các đơn vị ngoài trường;

Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường;

Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong nhà Trường;

Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo

Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ chung của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Sở, Ban, Ngành liên quan;

Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường;

Phối hợp các đơn vị chuẩn bị nội dung, làm thư ký các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường, các cuộc họp của Ban Giám hiệu, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường và dự thảo thông báo, kết luận các cuộc họp cấp trường về lĩnh vực tổ chức cán bộ, hành chính.

Thực hiện chức năng hành chính và văn thư - lưu trữ

Theo dõi, quản lý, vào sổ văn bản đến để trình Hiệu trưởng, chuyển văn bản đến các đơn vị, các cá nhân; theo dõi và báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị;

Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của văn bản đi; trình ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các văn bản đi;

Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác của Trường;

Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác;

Quản lý các con dấu của chính quyền Nhà trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

Trích dẫn, xác minh tài liệu, trình ký xác nhận giấy tờ hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các cá nhân, đơn vị trong Trường;

Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường theo đúng quy định hiện hành. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CB-GV-NV được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp (hoặc Phó Trưởng phòng được giao ký thay) thừa lệnh Hiệu trưởng ký và trực tiếp giải quyết các công văn giấy tờ sau:

Các văn bản thuộc lĩnh vực về tổ chức, cán bộ và hành chính, tổng hợp như: Giấy nghỉ phép, giấy chứng nhận là CB-GV-NV của Trường, giấy mời họp, lệnh điều xe trong nội thành, giấy giới thiệu, giấy đi đường;

Các văn bản ban hành trong nội bộ nhà trường về nghiệp vụ hành chính hoặc triển khai thực hiện các công việc trên sau khi được Hiệu trưởng giao;

Ký tắt các công văn, giấy tờ… thuộc chức năng đơn vị soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành.

Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân

Tổ chức công tác lễ tân và tiếp khách của lãnh đạo Trường;

Là đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của Nhà trường;

Chuẩn bị và đón tiếp khách đến thăm, liên hệ công tác với Trường; sắp xếp, hướng dẫn khách đến các đơn vị chức năng để giải quyết công việc;

Phối hợp với đơn vị liên quan thực hiện các công việc hiếu, hỷ... theo quy định của Trường;

Tổ chức, điều hành kế hoạch hoạt động của xe ô tô, đảm bảo đưa, đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao; đáp ứng kịp thời và tốt nhất cho các hoạt động của Trường;

Quản lý việc mua, cấp phát báo chí… theo quyết định của Hiệu trưởng.

2.3. Công tác bảo vệ

Nhiệm vụ chung

Thường trực tại cổng chính 24/24 giờ mỗi ngày để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Trường; Trực tại cổng phụ theo ca, đáp ứng yêu cầu bảo đảm an ninh trật tự;

Thường xuyên tuần tra bao quát các khu vực trong phạm vi quản lý của Trường, ngăn chặn người ngoài vào trường khi không có yêu cầu công tác;

Giám sát, kiểm tra người mang tài sản, trang thiết bị ra - vào Trường;

Mở và đóng cửa các cổng ra vào theo đúng giờ quy định;

Tham gia làm nhiệm vụ bảo vệ các kỳ thi của Trường.

Nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí làm việc

Người tuần tra canh gác hoặc chốt có nhiệm vụ

Làm việc theo ca, 24/24 giờ hàng ngày, kể cả ngày Chủ nhật, ngày Lễ, Tết… phát hiện các sơ hở, kiến nghị biện pháp khắc phục. Giữ gìn trật tự, bảo vệ an toàn nhà trường;

Phục kích bắt kẻ gian, người phạm pháp, dẫn giải đến công an phường;

Lập biên bản người vi phạm nội quy, kiến nghị biện pháp xử lý;

Bảo vệ hiện trường khi có vụ việc xảy ra, cung cấp thông tin cho công an điều tra truy xét khi cần;

Bảo vệ các kỳ thi, các sự kiện được tổ chức trong Trường;

Thời gian ngoài giờ hành chính, nhân viên trực an ninh phải đi kiểm tra cửa của các phòng làm việc, phòng thí nghiệm, thực hành,…;

Người trực cổng có nhiệm vụ

Đóng và mở cổng đúng giờ theo quy định;

Thái độ giao tiếp văn minh, lịch sự, hướng dẫn khách đến Trường liên hệ công tác;

Kiểm tra thiết bị, vật tư vào - ra khỏi Trường theo đúng quy định;

Kiểm soát người, phương tiện ra khỏi Trường, ngăn chặn người vào Trường trái phép; bắt giữ kẻ trộm cắp;

Giữ gìn trật tự vệ sinh khu vực cổng.

Tổ trưởng tổ Bảo vệ có nhiệm vụ

Thay mặt lãnh đạo phòng kiểm tra các vị trí làm việc theo lịch phân công và điều động khi cần thiết để giải quyết công việc trong ca trực;

Lập biên bản và xử lý các vụ việc, nếu việc hệ trọng phải xin ý kiến lãnh đạo phòng và nhà trường giải quyết theo đúng luật pháp và quy định của nhà trường;

Phụ trách việc sử dụng các tài sản, vật tư, văn phòng phẩm của tổ Bảo vệ;

Kiểm tra việc ghi chép vào sổ trực ban đầy đủ và rõ ràng tình hình trong các ca trực. Thường xuyên báo cáo lãnh đạo phòng tình hình làm việc của tổ.

Yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ

Mặc đồng phục do Trường trang bị;

Nêu cao ý thức tự giác và tinh thần trách nhiệm khi làm nhiệm vụ, đảm bảo nghiêm túc, lịch sự, nhã nhặn, tận tình, chu đáo;

Đảm bảo tính chính xác khi báo giờ làm việc hàng ngày;

Khi làm nhiệm vụ trực ca đêm phải thức và tuần tra liên tục;

Khi có phát sinh sự vụ bất thường về an ninh trật tự, phải báo cáo ngay với lãnh đạo để có biện pháp xử lý;

Những việc chưa giải quyết xong trong ca trực, phải bàn giao chi tiết cho ca sau giải quyết tiếp.

2.4. Công tác pháp chế

Phối hợp các đơn vị tư vấn giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý; bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà trường, của VC-NLĐ và Sinh viên (SV);

Tổng hợp ý kiến đóng góp cho các Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi xin ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản do các đơn vị khác trong Trường soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành;

Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế, quy định của Trường cho VC-NLĐ; kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục nhằm nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi toàn trường;

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Nhà trường; kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Nhà trường.

2.5. Thực hiện các công tác khác

Công tác an ninh trật tự, quốc phòng, dân quân tự vệ;

Tham gia tổ chức các ngày lễ lớn, các hội nghị;

Là đầu mối quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng; chuẩn bị chương trình các cuộc họp báo,...;

Quản lý tài sản của phòng theo quy định và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.